חוק שמירת הפרטיות: כחלק מהגשת הטופס תתבקשו למסור פרטים אישיים. המידע שתמסרו ישמש את עיריית בת-ים לצורך טיפול בפנייתכם ומתן שירותים שונים, וכן לצורך עמידה בהוראות החוק .אין חובה חוקית למלא את המידע, אך ייתכן שללא הפרטים לא נוכל לספק את השירות או להשלים את הטיפול בפנייה. המידע יישמר באופן מאובטח, ויועבר לגורמים רלוונטיים רק אם יידרש לצורך הטיפול. העברת המידע תתבצע בהתאם למדיניות הפרטיות ולחוק הגנת הפרטיות. באפשרותכם לפנות אלינו בכל עת לעיון, תיקון או הסרה של המידע שנאסף:  DPO@bat-yam.muni


מחלקת הסעים,  מנהל חינוך,  עיריית בת ים

נוהל מספר: 2-0526

___________________________
 
1. מטרת הנוהל
נוהל זה נועד להבטיח תקשורת יזומה, אחידה, מקצועית ומכבדת בין המלווים להורי התלמידים.
המטרה היא לחזק את תחושת הביטחון, לשפר את השירות ולצמצם אי-ודאות.
בנוסף הנוהל מגדיר באילו מקרים על המלווה ליצור קשר יזום עם ההורה ומהו מקרה חירום.
על כל אחד מהמלווים הקיימים והחדשים לחתום על נוהל זה ולאשרו. באחריות מנהל מדור הסעים לוודא שכלל המלווים חתמו על הנוהל  
 
 
2. תחולת הנוהל
נוהל זה חל על כלל המלווים במערך ההסעות לחינוך המיוחד בעירית בת ים בכל הסעה קבועה ובמקרים בהם משמשים כמלווים מחליפים
 
3. עקרונות יסוד בתקשורת עם ההורים
• על המלווה להיות זמין/ה לפחות 15 דקות לפני תחילת המסלול ועד להורדת התלמיד/ה האחרון/ה 
• על המלווה לפנות באופן יזום להורה בכל מקרה של איחור מעל 10 דקות, שינוי, עיכוב או אירוע המחייב עדכון 
• עדכון מידי יוגדר כעד 5 דקות מרגע זיהוי האירוע 
• יש לשמור על תקשורת מכבדת, רגועה, אדיבה וברורה 
• יש לשמור על פרטיות המידע
4. שימוש באמצעי תקשורת
•  עדכונים כלליים יועברו בקבוצת וואטס אפ. כאשר אין ווטסאפ יש לעדכן בטלפון או הודעת SMS 
•  מידע פרטני או רגיש יועבר ישירות להורה בהודעה/ שיחה פרטית ולא בקבוצת הווטסאפ המשותפת
•  במקרים משמעותיים יש לוודא קבלת מידע- שינוי שעת האיסוף/ פיזור, מלווה מחליף וכד')
•  במידה ויש מלווה מחליף/ה באחריות המלווה הקבוע/ה ליידע את ההורים בקבוצת הווטסאפ או באמצי התקשורת הרלוונטי על שם המחליף
ומספר הטלפון שלו/ה על מנת לשמר תקשורת רציפה עם ההורים
•  פירוט אופן התקשורת בטבלה הבאה:
 
         סוג המידע                          אופן ההתקשרות                 הערות
עדכון כללי  קבוצת וואטסאפ של ההסעה                    יש לוודא כי כל ההורים נמצאים בקבוצה
עדכון אישי הודעה או שיחה פרטית יש לוודא קבלת ההודעה
מידע רגיש או חריג שיחת טלפון או שליחת הודעת SMS
+ וידוא קבלה		  
 
בכל מקרה המלווה אחראי/ת לוודא שכל הורה קיבל/ה את המידע גם אם אינו/ה בקבוצה
 
 
5. מצבים המחייבים תקשורת יזומה עם ההורה
מקרה                                          אופן הפעולה הנדרש
כל מקרה חירום כמפורט בסעיף 6                                             שיחה טלפונית למוקד או למחלקת הסעים, הודעה לבית הספר ולהורים בהתאם לסוג המידע
עיכוב של מעל 10 דקות  עדכון יזום + מסירת זמן הגעה משוער
שינוי נקודת איסוף או הורדה שיחה טלפונית + טעדטא קבלת המידע
ילד או ילדה שלא הגיעו לנקודת האיסוף  יצירת קשר טלפוני מיידי עם ההורה. במידה שהורה לא עונה יש להמתין עד 3 דקות 
הורה שלא הגיע/ה לנקודת ההורדה יצירת קשר טלפוני מיידי עם ההורה. במידה שאין מענה יש לעדכן את המוקד באופן מיידי
נשכח ציוד אישי עדון להורה בהתאם לצורך
 
יש לעדכן כאשר האיחור צפוי, לא רק בדיעבד
 
6. אירועים חריגים 
אירוע חריג כולל אירוע בלתי צפוי כגון פציעה, בעיה רפואית, אלימות, תקלה או תאונה.
במקר כזה חובה:
• לשמור על בטיחות התלמידים 
• לדווח למחלקת הסעים ולבית הספר
• לעדכן את ההורים בהתאם להנחיות שיתקבלו ממחלקת הסעים
• לתעד את האירוע במידת האפשר באמצעות צילום ו/ או בכתב  ולהעביר למחלקת הסעים
 
7. דגשים שירותיים בתקשורת של המלווה עם ההורה
•   תקשורת יזומה, מקצועית ומכבדת היא חלק מרכזי בבניית אמון עם ההורים ויצירת
    שירות איכותי
•   חובה למסור מידע ברור  ולוודא קבלה במקרים חשובים 
•   יש לשמור תמיד על טון מכבד  ולא להתווכח עם הורים
•   בכל מקרה של תלונה מורכבת יש לערב את המוקד או מחלקת הסעים
 
8. היערכות מצופה מהמלווה
•  על המלווה להקפיד שברשותו טלפון נייד זמין וטעון במלואו
•  יש להיות זמינים בשעות פעילות הקו למקרים חריגים בהם ההורים רוצים לעדכן
    במקרה דחוף. במקרים שאינם דחופים יש לבקש מההורה לתקשר אתכם בשעות
    שנקבעו בינכם מראש
•  מומלץ לשמור את ההורים כאנשי קשר בנייד על מנת להקל על התקשורת. בכל מקרה חובה להחיזק
   רק רשימת קשר מעודכנת של הורי ההסעות ואת פרטי הקשר של מוקד הסעים ומנהל מדור הסעים
הצהרה ואישור המלווה
 
 
חתימתי על מסמך זה מהווה אישור כי:
 
  • קראתי את הנוהל במלואו
  • הבנתי את ההנחיות והציפיות ממני במסגרת תפקידי כמלווה בהסעות
  • ידוע לי כי נדרש ממני ליישם את ההנחיות המפורטות בנוהל, ובפרט בכל הנוגע לתקשורת יזומה עם הורי התלמידים

    כמו כן, ידוע לי כי:
          
  • תקשורת רציפה, זמינה ויזומה עם ההורים הינה חלק בלתי נפרד מהתפקיד
  • באחריותי לעדכן הורים בהתאם למצבים המפורטים בנוהל (איחורים, שינויים, אירועים חריגים וכד׳)
  • עליי לפעול בהתאם לאמצעי התקשורת הנדרשים, ולוודא קבלת מידע על ידי ההורה במקרים משמעותיים
 
 
 
Browser not supported